Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie 1 lutego 2026 r. dla podatników o przychodach powyżej 200 mln zł oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT czynnych. Jedną z najczęściej zadawanych pytań jest: co się stanie, jeśli mój dostawca wystawi fakturę poza systemem, choć był do tego zobowiązany? Czy jako nabywca stracę prawo do odliczenia podatku naliczonego?
Stanowisko organów podatkowych – interpretacje indywidualne
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął w tej kwestii jednoznaczne i korzystne dla podatników stanowisko. W interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2026 r. organ potwierdził, że wystawienie przez sprzedawcę faktury poza KSeF, pomimo istnienia takiego obowiązku, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury.
Analogiczne stanowisko Dyrektor KIS zajął we wcześniejszej interpretacji z 4 marca 2025 r. , potwierdzając że naruszenie obowiązków formalnych przez sprzedawcę nie może automatycznie pozbawiać nabywcy przysługujących mu praw.
Uzasadnienie prawne – zamknięty katalog włączeń
Stanowisko organów podatkowych znajduje solidne oparcie w przepisach ustawy o VAT. Kluczowe znaczenie ma art. 88 ustawy , który zawiera zamknięty katalog przesłanek wyłączających prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT obejmują m.in.:
• faktury wystawione przez podmiot nieistniejący
• faktury dokumentujące czynności, które nie zostały faktycznie dokonane (puste faktury)
• faktury dokumentujące czynności niepodlegające opodatkowaniu lub zwolnione z VAT
• faktury, w których kwota podatku jest niezgodna z przepisami
Kluczowa obserwacja: w katalogu tym nie ma przesłanki dotyczącej wystawienia faktury poza KSeF. Skoro katalog jest zamknięty, organy nie mogą dotwarzać dodatkowych podstaw do odmowy prawa do odliczenia.
Zasada neutralności VAT w orzecznictwie TSUE
Stanowisko polskich organów jest w pełni zgodne z orzecznictwem TSUE. W wyroku w sprawie Vadan Trybunał stwierdził, że zasada neutralności podatkowej wymaga, aby odliczenie naliczonego VAT zostało przyznane, jeżeli spełnione są wymogi materialne, nawet wówczas gdy podatnicy nie dopełnili niektórych wymogów formalnych.
Przypadki legalnego wystawiania faktur poza KSeF
- Przepisy przejściowe (do 31 grudnia 2026 r.)
- faktury o wartości brutto do 450 zł
- miesięczny limit łącznej wartości: 10.000 zł
- 2. Wyłączenia stałe (bezterminowe)
- paragony fiskalne z NIP nabywcy (do 450 zł brutto)
- faktury za przejazdy autostradami płatnymi
- bilety komunikacji miejskiej, kolejowej i lotniczej
- faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT
- 3. Podmioty zagraniczne
Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie muszą być wystawiane w KSeF. - 4. Tryb awaryjny
W przypadku awarii systemu KSeF ogłoszonej przez MF, podatnicy mogą wystawiać faktury poza systemem. Po zakończeniu awarii faktury muszą być wprowadzone do KSeF w ciągu 7 dni roboczych.
Szczegółowa procedura postępowania nabywcy
Otrzymując fakturę wystawioną poza KSeF, nabywca powinien:
1. Sprawdzić kontrahenta w Wykazie podatników VAT (biała lista)
2. Zweryfikować, czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy
3. Ustalić przyczynę wystawienia poza KSeF
4. W przypadku błędu sprzedawcy – wezwać do wprowadzenia faktury do KSeF
5. Udokumentować związek zakupu z działalnością opodatkowaną
6. W JPK_VAT zastosować oznaczenie OFF lub BFK
Podsumowanie
Wystawienie faktury poza KSeF przez sprzedawcę – nawet wbrew obowiązkowi – nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT. Kluczowe jest zachowanie należytej staranności i odpowiednia dokumentacja. Rok 2026 jest okresem przejściowym – sankcje za nieprawidłowości w KSeF zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.
