Rozliczanie faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania (korekty in minus) od lat sprawia podatnikom znaczne trudności praktyczne. Obecne przepisy wymagają dokumentowania uzgodnień z nabywcą, co oznacza żmudne zbieranie potwierdzeń. Od 1 lutego 2026 r. zasady te ulegają fundamentalnej zmianie dla faktur wystawianych w KSeF.
Dotychczasowe zasady – problemy praktyczne (do 31 stycznia 2026 r.)
Na gruncie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do 31 stycznia 2026 r. sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania VAT pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia.
Problemy praktyczne:
• opóźnienia – nabywcy często nie odpowiadają na prośby o potwierdzenie
• koszty administracyjne – konieczność śledzenia, który kontrahent potwierdził
• spory z organami – co stanowi wystarczającą dokumentację
• asymetria rozliczeń – sprzedawca czeka, nabywca musi ujmować wcześniej
Nowy mechanizm w KSeF – automatyczne potwierdzenie doręczenia
Znowelizowany art. 29a ust. 13 ustawy o VAT wprowadza fundamentalną zmianę. System automatycznie potwierdza doręczenie faktury korygującej nabywcy.
Jak działa mechanizm?
1. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą in minus w KSeF
2. System nadaje fakturze numer identyfikujący KSeF
3. Moment nadania numeru KSeF = moment doręczenia faktury nabywcy
4. Nie jest wymagane żadne dodatkowe potwierdzenie odbioru
Kluczowa zmiana: eliminuje się obowiązek dokumentowania uzgodnień między stronami. Sam fakt wystawienia korekty w KSeF jest wystarczający.
Moment ujęcia korekty w rozliczeniach
Po stronie sprzedawcy:
Sprzedawca obniża podstawę opodatkowania i VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF. Nie musi czekać na żadne potwierdzenie.
Po stronie nabywcy:
Nabywca zmniejsza VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w KSeF (data nadania numeru KSeF) – niezależnie od tego, kiedy faktycznie zaloguje się do systemu.
Ważna konsekwencja: nabywca musi na bieżąco monitorować faktury korygujące w KSeF. Nieśledzenie systemu nie zwalnia z obowiązku terminowego ujęcia korekty.
Tryb awaryjny – szczegółowa procedura
Przepisy art. 106nf ustawy o VAT regulują postępowanie w przypadku awarii systemu KSeF:
1. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą poza systemem w formacie XML
2. Faktura jest przekazywana nabywcy w uzgodniony sposób
3. Po zakończeniu awarii – 7 dni roboczych na wprowadzenie do KSeF
4. Korekta faktury awaryjnej możliwa dopiero po wprowadzeniu faktury pierwotnej do KSeF
Sankcje – okres przejściowy i docelowy
Rok 2026 (okres przejściowy):
• sankcje za nieprawidłowości w KSeF nie są stosowane
• podatnicy mają czas na dostosowanie systemów
Od 1 stycznia 2027 r. (docelowo):
• sankcje za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi
• sankcje za nieterminowe wprowadzenie faktury awaryjnej
Rekomendowane działania przygotowawcze
1. Zaktualizuj system księgowy/ERP do obsługi nowych zasad
2. Przeszkol zespół księgowości – procedury zbierania potwierdzeń stają się zbędne
3. Wdróż automatyczne powiadomienia o nowych fakturach korygujących w KSeF
4. Przygotuj procedurę na wypadek awarii systemu
5. Przetestuj procesy w pierwszych miesiącach 2026 r.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSeF fundamentalnie zmienia zasady rozliczania faktur korygujących in minus. Automatyczne potwierdzenie doręczenia eliminuje dotychczasowe problemy. Rok 2026 to okres przejściowy bez sankcji – warto go wykorzystać na testy i wdrożenie nowych procedur.
